Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
1) Allgemeines
Wir nehmen den Schutz eurer Daten ernst. Im Folgenden informieren wir euch darüber, wie wir eure personenbezogenen Daten im Rahmen unseres Bewerbungsprozesses verarbeiten. Maßgeblich sind die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, zum Beispiel euer Name, eure Anschrift, eure Telefonnummer oder euer beruflicher Werdegang. Anonyme Informationen, die sich keiner Person zuordnen lassen, gehören nicht dazu.
Wir verarbeiten eure Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Entscheidung über ein Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist (vorvertragliche Maßnahmen),
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit wir eure Einwilligung einholen (z. B. für unseren Talentpool),
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit wir einer rechtlichen Verpflichtung unterliegen,
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist, insbesondere um uns nach Abschluss des Verfahrens gegen Rechtsansprüche verteidigen zu können,
- Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG, soweit ihr uns freiwillig besondere Kategorien personenbezogener Daten mitteilt (z. B. eine Schwerbehinderung) und wir diese zur Erfüllung arbeits- oder sozialrechtlicher Pflichten benötigen.
2) Erhebung und Verarbeitung persönlicher Daten
Wir verarbeiten die Daten, die ihr uns mit eurer Bewerbung über unsere Karriereseite übermittelt. Dazu kommen Daten, die im Laufe des Bewerbungsverfahrens entstehen, etwa Notizen aus Vorstellungsgesprächen und die Einschätzungen nach Ziffer 5a. Die Bereitstellung eurer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne sie können wir eure Bewerbung allerdings nicht berücksichtigen.
Wir nutzen eure Daten, um eure Bewerbung zu prüfen und mit euch im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zu kommunizieren. Kommt für euch eine andere aktuell offene Stelle bei uns in Frage, sprechen wir euch vorher darauf an.
Bitte achtet darauf, dass eure Angaben vollständig und korrekt sind. Änderungen könnt ihr uns jederzeit an privacy@justexperts.de mitteilen. Ihr könnt eure Bewerbung jederzeit zurückziehen und eure Daten löschen lassen.
Talentpool: Wenn ihr einverstanden seid, nehmen wir eure Bewerbungsunterlagen und Profildaten in unseren Talentpool auf. So können wir euch auch bei anderen passenden Stellen berücksichtigen und euch dazu kontaktieren. Das geschieht nur, wenn wir euch individuell anfragen und ihr ausdrücklich einwilligt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Die Einwilligung ist freiwillig. Wenn ihr sie nicht erteilt, hat das keinen Einfluss auf eure aktuelle Bewerbung. Wenn wir prüfen, ob ihr zu einer weiteren Stelle passt, kann auch unsere KI-gestützte Sichtung zum Einsatz kommen (siehe Ziffer 5a).
Zugriff auf den Talentpool haben ausschließlich die für das Recruiting zuständigen Mitarbeitenden der just experts GmbH. Eure Daten bleiben 12 Monate ab Erteilung der Einwilligung im Talentpool. Danach löschen wir sie, es sei denn, ihr verlängert eure Einwilligung.
Ihr könnt eure Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an privacy@justexperts.de. Wir löschen eure Daten dann aus dem Talentpool. Eine laufende Bewerbung ist davon nicht betroffen. Der Widerruf ändert nichts an der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis dahin stattgefunden hat.
3) Datenumfang
Wir verarbeiten insbesondere:
- Kontaktdaten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer),
- eure Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Qualifikationen),
- weitere Angaben, die ihr im Bewerbungsformular macht,
- Notizen und Ergebnisse aus Vorstellungsgesprächen,
- die Einschätzungen der KI nach Ziffer 5a.
4) Datenweitergabe
Innerhalb der just experts GmbH erhalten nur die Personen Zugriff auf eure Daten, die am Auswahlverfahren beteiligt sind, etwa Recruiting, Fachbereich und Geschäftsführung.
Eure Daten werden TLS-verschlüsselt übertragen und in der Bewerbermanagement-Software der Personio SE & Co. KG, Seidlstraße 3, 80335 München, gespeichert. Personio ist unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Mit Personio besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Personio setzt seinerseits Unterauftragsverarbeiter ein, insbesondere die Amazon Web Services EMEA SARL für Hosting und KI-Verarbeitung in Rechenzentren in der EU. Eine Übermittlung eurer Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.
Darüber hinaus geben wir eure Daten nur weiter, soweit dies gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist, insbesondere:
- an Behörden und andere öffentliche Stellen, soweit wir zur Auskunft oder Meldung verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),
- an Rechtsanwälte und Gerichte, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
5) Verwendungszwecke
Wir verwenden eure Daten ausschließlich zur Durchführung von Personalrekrutierungsmaßnahmen und unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit um.
5a) Einsatz KI-gestützter Technologie bei der Sichtung von Bewerbungen
Damit wir eingehende Bewerbungen effizient, strukturiert und nach einheitlichen Maßstäben sichten können, nutzen wir eine KI-gestützte Funktion unserer Recruiting-Software Personio (Talentscreening-Agent). Sie unterstützt die am Bewerbungsprozess beteiligten Mitarbeitenden, trifft aber selbst keine Entscheidungen.Verarbeitete Daten und Funktionsweise: Die KI analysiert die Angaben in euren Bewerbungsunterlagen, insbesondere euren Lebenslauf. Sie gleicht diese mit Kriterien ab, die wir vorab für die jeweilige Stelle festgelegt haben, zum Beispiel Qualifikationen und Kompetenzen, Berufserfahrung, Ausbildung, Sprachkenntnisse und Standort. Für jedes Kriterium zeigt die KI an, ob es erfüllt, teilweise erfüllt oder nicht erfüllt ist, jeweils mit kurzer Begründung. Daraus erstellt sie eine strukturierte Übersicht. Unsere Mitarbeitenden können Bewerbungen anhand dieser Einschätzung sortieren und filtern. Kriterien, die an Geschlecht, ethnische Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität anknüpfen, legen wir nicht fest.
Keine automatisierte Entscheidung: Die KI sagt keine Bewerbung ab und leitet keine Bewerbung automatisch weiter. Jede Bewerbung wird von unseren Mitarbeitenden gesichtet. Die Einschätzung der KI ist dabei nur eine Hilfestellung, von der sie abweichen können. Über Einladungen, Absagen und Einstellungen entscheiden ausschließlich Menschen. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Bewerbungsverfahrens). Zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten siehe Ziffer 1.
Dienstleister:Die Verarbeitung erfolgt durch die Personio SE & Co. KG als unseren Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Personio setzt dafür Large Language Models (LLMs) von Anthropic ein, das über Amazon Web Services (AWS) in Rechenzentren innerhalb der EU betrieben wird. Eure Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Speicherdauer: Die Ergebnisse der KI werden Teil eures Bewerberprofils und mit diesem gelöscht (siehe Ziffer 7). Wenn ihr in die Aufnahme in unseren Talentpool eingewilligt habt, kann die Sichtung auch für weitere passende Stellen erfolgen.
Eure Rechte: Ihr könnt jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Kriterien geprüft wurden und wie die KI eure Bewerbung eingeschätzt hat. Haltet ihr eine Einschätzung für unzutreffend, könnt ihr dazu Stellung nehmen. Kontakt: privacy@justexperts.de.
6) Eure Rechte
Je nach Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung habt ihr nach der DSGVO folgende Rechte:
- Auskunft (Art. 15),
- Berichtigung (Art. 16),
- Löschung (Art. 17),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20).
Beruht eine Verarbeitung auf eurer Einwilligung, könnt ihr diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Widerspruchsrecht: Soweit wir eure Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, könnt ihr dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus eurer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Um eure Rechte geltend zu machen, wendet euch an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 8) oder schreibt an privacy@justexperts.de.
Außerdem habt ihr das Recht, euch bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (siehe Ziffer 8).
7) Speicherdauer
Kommt es nicht zu einer Einstellung, löschen wir eure Daten grundsätzlich sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Diese Frist brauchen wir, um uns gegen mögliche Ansprüche verteidigen zu können, etwa nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Kommt es zu einem Rechtsstreit, speichern wir die erforderlichen Daten bis zu dessen Abschluss. Habt ihr in die Aufnahme in unseren Talentpool eingewilligt, gilt die dort genannte Speicherdauer (siehe Ziffer 2).
Wenn ihr ein Angebot von uns annehmt, speichern wir die erforderlichen Daten aus dem Bewerbungsverfahren für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. Darüber hinaus speichern wir sie nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Nach Ablauf der jeweiligen Frist löschen oder anonymisieren wir eure Daten. Anonymisierte Daten nutzen wir nur noch für Statistiken, zum Beispiel die Anzahl der Bewerbungen pro Zeitraum oder die Geschlechterverteilung. Ein Rückschluss auf eure Person ist dann nicht mehr möglich.
8) Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
just experts GmbH
Wallstraße 16
40213 Düsseldorf
Vertreten durch die Geschäftsführer: Daniel Stroh, Jan Hallen
Amtsgericht Düsseldorf HRB 92152
Tel.: +49 (211) 73060420
E-Mail: privacy@justexperts.de
Datenschutzbeauftragter:
heyData GmbH
Berthold-Brecht-Platz 3
10117 Berlin
E-Mail: datenschutz@heydata.eu
Vertreten durch die Geschäftsführer: Daniel Deutsch, Miloš Djurdjevic
Sitz der Gesellschaft: Berlin, Amtsgericht Charlottenburg, HRB 242016 B
Zuständige Aufsichtsbehörde:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
9) Abschließende Bestimmungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die rechtlichen Anforderungen oder unser Bewerbungsverfahren ändern. Es gilt jeweils die Fassung, die zum Zeitpunkt eures Besuchs bzw. eurer Bewerbung veröffentlicht ist. Unsere allgemeine Datenschutzerklärung findet ihr unter Datenschutzerklärung.
Stand: Oktober 2026